Đôi khi bạn cần một giải pháp nào đó sao cho người dùng cảm thấy thật sự thoải mái khi sử dụng SharePoint. Chẳng hạn việc upload một tài liệu lên thư viện. Vì Title không thể xóa, và mỗi khi người dùng upload tài liệu, văn bản bắt buộc họ phải điền vào Title.
Chúng ta có thể tạo một workflow để mỗi khi người dùng upload tài liệu lên thư viện, tên của tập tin đó sẽ được tự động điền vào Title.
Có người thích thiết kế workflow bằng Visio Premium 2010 vì tính trực quan của nó, nhưng cũng có người sử dụng SharePoint Designer 2010 để thiết kế workflow. Tôi quen sử dụng SharePoint Designer 2010 hơn là Visio Premium 2010. Có thể bạn cũng giống như tôi. Những lúc chúng ta muốn xem sơ đồ workflow một cách trực quan thì chúng ta sẽ làm thế nào?
Như chúng ta đã biết giữa Visio Premium 2010 và SharePoint Designer 2010 có mối liên hệ qua lại giữa Import – Export. Vì vậy chúng ta sẽ tận dụng tính năng này để xem sơ đồ workflow.
Để tiếp tục loạt bài Ứng dụng workflow trong doanh nghiệp, hôm nay tôi tiếp tục giới thiệu đến mọi người về ứng dụng HelpDesk trong doanh nghiệp với SharePoint Designer 2010. Như mọi người đã biết, trong doanh nghiệp, HelpDesk được xem như một yếu tố giúp bộ máy quản lý IT tốt hơn. Bộ phận HelpDesk có thể có trong doanh nghiệp hoặc bạn có thể thuê bên ngoài.
Trong ứng dụng này, chúng ta lại được làm quen với InfoPath 2010 để thiết kế form. Khi nhân viên có yêu cầu hỗ trợ kĩ thuật, họ sẽ gửi yêu cầu từ SharePoint. Lúc này, sẽ có một email được gửi đến nhóm HelpDesk trong doanh nghiệp.
Xin nghỉ phép chắc chắn là một quy trình mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải có. Mỗi doanh nghiệp có thể có một quy trình khác nhau. Quy trình phổ biến nhất là nhân viên gửi đơn xin nghỉ lên trưởng phòng. Sau khi trưởng phòng đọc đơn xin nghỉ phép, đơn này sẽ được gửi đến bộ phận nhân sự. Tại đây bộ phận nhân sự sẽ duyệt đơn xin nghỉ phép.
Trong phần 4 này, chúng ta sẽ làm quen với InfoPath 2010 qua việc thiết kế một form xin nghỉ phép. Sau đó thiết lập workflow để trưởng phòng và nhân sự phê duyệt.
Chào mừng các bạn đến với chuyên đề Các ứng dụng workflow trong doanh nghiệp. Trong phần 3 này, chúng ta sẽ đi đến một ứng dụng mang tính thực tiễn như sau.
Phòng nhân sự của bạn cần một quy trình tổ chức, đánh giá và công khai các chính sách của công ty. Nó cần được đảm bảo thông qua một quy trình đánh giá và công khai cũng như đòi hỏi phải có tính bảo mật. Do đó, những người không có thẩm quyền sẽ không thể chỉnh sửa các văn bản chính sách trong thời gian đánh giá. Ngoài ra, phòng nhân sự cần đảm bảo không có bất cứ văn bản chính sách nào được đưa lên thư viện chung cho đến khi hoàn tất quy trình.
Approval workflow là loại workflow thường được sử dụng nhất trong SharePoint. Tên chính xác của workflow này là Approval – SharePoint 2010. Workflow này thích hợp cho các ngữ cảnh cơ bản, chẳng hạn khi một văn bản cần được phê duyệt bởi một hoặc nhiều người.
Trong bài viết này, bạn sẽ được tìm hiểu cách sử dụng Approval –SharePoint 2010 Workflow. Ví dụ mà chúng ta sử dụng thuộc hệ thống quản lý chính sách trong công ty. Các chính sách của công ty là những văn bản được lưu trữ trong thư viện SharePoint. Mỗi khi có một chính sách mới được thêm vào, nó phải được phê duyệt trước khi hiển thị trong thư viện. Các phiên bản chờ phê duyệt chỉ hiển thị đối với những người có quyền phê duyệt và chỉnh sửa.
Ứng dụng workflow trong doanh nghiệp là chuyên đề dài tuyển tập các worklow thực tế trong doanh nghiệp hiện nay. Chuyên đề sẽ không có phần cuối hoặc hồi kết vì những gì được chia sẻ đều là các ứng dụng mang tính thực tế.
Trong phần 1 này, chúng ta sẽ đến với ứng dụng về đặt hàng. Tôi giả sử công ty của bạn chuyên bán các mặt hàng di động. Trong ứng dụng này, nhân viên sẽ đặt hàng với số lượng, sau đó sẽ có một workflow tự động tính toán tổng chi phí cho bạn.
Bạn có thể sử dụng Three-state workflow trong nhiều ngữ cảnh khác nhau. Bạn có thể sử dụng đối với việc lên kế hoạch và phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm, sau đó theo dõi trạng thái công việc. Bạn có thể sử dụng với mục đích thông thường trong công ty là bàn giao công việc cho một nhân viên. Bạn có thể sử dụng với mục đích hỗ trợ cho khách hàng của bạn, với mỗi lần giải quyết vấn đề của khách hàng xong, công việc sẽ cập nhật trạng thái cho biết đã giải quyết, bạn có thể chuyển sang một khách hàng khác. Thậm chí bạn có thể sử dụng Three-state workflow với mục đích phê duyệt theo một cách sử dụng hoàn toàn mới.
Trong phần cuối của loạt bài Three-state workflow, SharePoint Soldier Team sẽ cùng bạn đi vào những bước cuối cùng của Three-state workflow. Hi vọng qua loạt bài này, các bạn có thể hiểu được cách sử dụng của Three-state workflow và ứng dụng một cách linh hoạt hơn.
Approval workflow là loại workflow thường được sử dụng nhất trong SharePoint. Tên chính xác của workflow này là Approval – SharePoint 2010. Workflow này thích hợp cho các ngữ cảnh cơ bản, chẳng hạn khi một văn bản cần được phê duyệt bởi một hoặc nhiều người.
Trong bài viết này, bạn sẽ được tìm hiểu cách sử dụng Approval –SharePoint 2010 Workflow. Ví dụ mà chúng ta sử dụng thuộc hệ thống quản lý chính sách trong công ty. Các chính sách của công ty là những văn bản được lưu trữ trong thư viện SharePoint. Mỗi khi có một chính sách mới được thêm vào, nó phải được phê duyệt trước khi hiển thị trong thư viện. Các phiên bản chờ phê duyệt chỉ hiển thị đối với những người có quyền phê duyệt và chỉnh sửa.
Three-state workflow được sử dụng để theo dõi các công việc theo các giai đoạn. Chúng ta đang dần dần hình dung ra lợi ích của workflow này. Qua một ví dụ khá rõ ràng ở phần 1 về một quy trình của một công ty chuyên tổ chức sự kiện. Mỗi thành viên được giao một công việc khác nhau cho một sự kiện, họ cần hoàn thành công việc, sau đó người điều hành sẽ đánh giá và phản hồi công việc. Lúc này công việc sẽ được cập nhật trạng thái hoàn thành.
Trong phần tiếp theo này, chúng ta sẽ tiếp tục với Three – state workflow. Trong phần 2 bạn đã được tạo một list có tên Work Request với mục đích đưa ra các yêu cầu công việc. Bên cạnh đó bạn tạo các column, trong đó có một column kiểu Choice được sử dụng với mục đích theo dõi trạng thái.
follow: RSS
