Giải pháp Dashboard và Report dành cho Sale

Giải pháp Dashboard và Report dành cho Sale

Hầu hết các tổ chức sử dụng SharePoint để quản lý và chia sẻ các bản report và phân tích thống kê. Report được tạo bằng nhiều định dạng khác nhau. Một số văn bản, tài liệu có thể tạo bằng các phương pháp thủ công hoặc tự động hóa, một số khác chẳng hạn như các tập tin Excel có chứa và tương tác với biểu đồ cũng như các bảng Pivot. Bên cạnh đó có sự linh động trong report đến từ SQL Server Reporting Service – cung cấp khả năng biên dịch real-time khi truy cập.

SharePoint không chỉ cho phép bạn tạo ra các loại report mà còn mang chúng đến bảng thống kê (dashboard) để tổ chức, thống kê, phân tích các thông tin, dữ liệu. Trong bài viết này, SharePointVn xin đôi nét giới thiệu về Dashboard và Report trong SharePoint 2010.

Mỗi thông tin đều có thể được quản lý bởi các nhân viên và trưởng bộ phận bán hàng. Thông tin sẽ hỗ trợ họ nhiều trong công việc, giúp họ có thể đánh giá, đưa ra các hướng giải quyết khi cần. Một số ví dụ về nhu cầu báo cáo thông tin :

  • Thông tin chi tiết bán hàng, doanh thu dành cho các nhân viên bán hàng và các trưởng bộ phận bán hàng.
  • Báo cáo lợi nhuận dành cho các lãnh đạo của công ty.
  • Thông tin tóm tắt về khách hàng dành cho phòng kế toán.
  • Báo cáo trạng thái dự án.

Làm thế nào để các thông tin này được tổ chức tốt, đem lại giá trị khi người dùng tương tác đến nó. Khi thông tin được chia sẻ trên nhiều nguồn và qua e-mail đã làm giảm đi tính hữu ích của nó vì bạn không thể tổng hợp lại được. Giá trị mà thông tin mang lại chỉ khi nó được tổ chức tổng hợp, các biểu đồ, sơ đồ để từ đây các lãnh đạo xem xét, đánh giá được.

Những thách thức từ Report

Nhiều tổ chức đã sử dụng phương pháp chia sẻ  để có thể quản lý tốt hơn các report trong công ty, khách hàng và đối tác. Hầu hết các tổ chức gặp phải những thách thức sau trong quy trình quản lý report.

  • Tìm kiếm những thông tin một cách khó khăn: các bản report chi tiết thường có nhiều form và ở nhiều nguồn khác nhau trong một tổ chức. Khi các bản report được sao chép và lưu trữ thì bạn cũng khó có thể tìm thấy được cái bạn cần. Phức tạp hơn khi các bản report được phân phối thông qua e-mail.
  • Tốn nhiều thời gian để biên soạn thông tin: bạn thường bỏ ra một lượng thời gian lớn để biên soạn thông tin. Bạn sẽ phải tổng hợp, đối chiếu các thông tin từ nhiều bản report và đưa nó vào một bản report duy nhất.
  • Ý thức con người khi có sự thay đổi thông tin: Khi các report nằm rải rác thì các duy nhất để họ có thể theo dõi thông tin là cập nhật các thông báo thông qua e-mail. Tuy nhiên, xét ở mặc ý thức nếu họ không thiết lập thông báo thì họ sẽ không nhận được các thông báo về sự thay đổi.
  • Khó quản lý những thông tin nhạy cảm: khi các bản report được gủi thông qua e-mail đến từng cá nhân nó dễ dàng được chuyển tiếp đến những người khác – những người không có thẩm quyền truy cập. Ngoài ra, khi các bản report ở nhiều nguồn bạn cũng khó có thể xác nhận hoặc theo dõi, kiểm tra (audit) được.

Nhu cầu Report

Như bạn đã thấy với các thách thức và khó khăn trên trong quy trình xử lý, quản lý thông tin. SharePoint cho phép bạn tạo ra bảng Dashboard để tổ chức, tổng hợp các thông tin tại một nơi duy nhất. Điều này giúp các tổ chức dễ dàng chia sẻ thông tin đến mọi người.

  • Các thông tin được tổ chức thành các biểu đồ, sơ đồ nhằm đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp: bạn có thể sử dụng SharePoint site để tổ chức thông tin theo các chế độ xem cần thiết. Dịch vụ Reporting Service, liên kết đến các nguồn tài nguyên, chỉ số đo lường hiệu suất KPI (Key Performance Indicators),  phân tích dữ liệu dựa trên Excel đều được tổ chức tại một nơi duy nhất.
  • Truy cập và kiểm soát thông tin: SharePoint cho phép quản lý thông tin một cách an toàn, chỉ cho phép những người dùng đã được chứng thực truy cập vào và họ chỉ có thể xem được những thông tin mà họ được quyền biết. Ngoài ra, việc truy cập còn được theo dõi và ghi lại.
  • Thông báo mỗi khi có thông tin mới hoặc sự thay đổi trên các thông tin hiện tại: điều này thật sự quan trọng khi bạn muốn thông báo đến người dùng về việc thay đổi thông tin của họ hoặc thông tin họ quan tâm và theo dõi. Thông báo có thể được gửi qua e-mail hoặc RSS và người dùng có thể sử dụng các thiết bị truy cập để xem.

Nhu cầu từ bảng Dashboard đối với bán hàng (Sale Dashboard).

Một ví dụ về Sale Dashboard, giả sử rằng bạn có một đội ngũ bán hàng với các nhân viên và trưởng bộ phận bán hàng và chỉ có trưởng bộ phận mới có thể xem được các thông tin. Để đáp ứng nhu cầu cho bộ phận bán hàng thì bảng Dashboard phải hỗ trợ các nhu cầu sau:

  • Các nhân viên và trưởng bộ phận từ nhiều nơi có thể truy cập đến Sale Dashboard.
  • Tất cải nguồn tài nguyên, thông tin phải được lưu trữ ở một nơi duy nhất và được tổ chức để hỗ trợ đội ngũ bán hàng.
  • Các nhân viên bán hàng có quyền tạo các bản dự đoán danh số bán hàng  và nhận sự phê duyệt từ trưởng bộ phận.
  • Chỉ có những trưởng bộ phận bán hàng mới xem được các thông tin nhạy cảm.

Sale Dashboard sẽ tận dụng các tính năng từ SharePoint, gồm:

  • Site: chứa nguồn tài nguyên report dành cho bảng Dashboard.
  • List: được sử dụng để theo dõi thông tin và sử dụng KPI.
  • Library: các tập tin report được chứa trong các thư viện.
  • Web Part: sử dụng để hiển thị một số thông tin dành cho bộ phận bán hàng.
  • Alert: thông báo khi có sự thay đổi hoặc thông tin mới.
  • Excel Service: được sử dụng để tương tác Excel với SharePoint.

Xác định quy trình Dashboard.

Có 2 quy trình liên quan đến Dashboard trong ví dụ cơ bản này. Các quy trình sẽ liên quan đến chỉ tiêu, doanh thu bán hàng trong một quý.

Quy trình 1 đề cập đến hạn ngạch, chỉ tiêu bán hàng:

  1. Trong một qúy, trưởng bộ phận sẽ đưa ra chỉ tiêu, hạn ngạch dựa trên doanh số trung bình.
  2. Vào cuối kì, trưởng bộ phận sẽ cập nhật thông tin doanh số cuối cùng.

Quy trình 2 đề cập đến dự đoán:

  • Một tháng trước khi kết thúc quý, đại diện bán hàng sẽ tạo ra một bản dự đoán doanh thu và yêu cầu phê duyệt.
  • Trưởng bộ phận sẽ đánh giá và phê duyệt bản dự đoán này.

Bố cục của Sale Dashboard

Bố cục của Sale Dashboard gồm 1 site duy nhất đóng vai trò cổng thông tin về bán hàng và chứa các thông tin sau:

  • Monthly Sale: một thư viện chứa các report theo tháng và sẽ được e-mail đến thư viện từ các hệ thống riêng biệt, chẳng hạn SAP.
  • Product Resource: chứa các thông tin về sản phẩm như giá cả và tiền hoa hồng, được thể hiện theo dạng bảng Excel.
  • Quarterly Sales Projejctions: thư viện này được cấu hình cho phép các nhân viên bán hàng tạo các bản dự đoán doanh số. Các bản dự đoán sẽ được những trưởng bộ phận đánh giá và phê duyệt.
  • Report Reference: đây là một list liên kết đến các hệ thống riêng biệt và các report này không nằm trên SharePoint.
  • Sale Management Report: thư viện này chứa các report và chỉ có trưởng bộ phận mới có thể xem được.
  • Sales Quota: đây là Status list chứa các chỉ tiêu, hạn ngạch để xem xét, đánh giá.

Hình dưới đây là bố cục site cho giải pháp Sale Dashboard này.

Hết….

1 Comment

  1. электронные сигареты ajhev · December 17, 2010 Reply

    здорово – измените шрифты плохо видно

Leave a reply