Top 10 lí do sử dụng SharePoint Workspace 2010

Top 10 lí do sử dụng SharePoint Workspace 2010

Microsoft SharePoint Workspace 2010 là tên mới của sản phẩm Microsoft Office Groove 2007. SharePoint Workspace là ứng dụng client cho phép người dùng có thể tương tác tài liệu trên thư viện và các list trên Microsoft SharePoint Server 2010 và Microsoft SharePoint Foundation 2010 một cách nhanh chóng vào bất cứ lúc nào.

Trong nội dung bài viết, SharePointVN sẽ giới thiệu top 10 lí do sử dụng SharePoint Workspace 2010 mà bạn cần biết.

Mang SharePoint Workspace đến với bạn

Đồng bộ thư viện và list SharePoint đến máy tính của bạn chỉ bằng vài cú click chuốt. Dễ dàng cập nhật tài liệu và list ở trạng thái offline và tự động đồng bộ lên server khi bạn đã kết nối lại trạng thái online.

Định lại các phương pháp làm việc với nhau

Bạn không cần làm công việc trong một phòng chung với các đồng nghiệp để thực hiện một dự án nào đó. Thay vào đó, bạn có thể làm việc với những file Word và PowerPoint đã được đưa lên SharePoint Workspace từ nhiều vị trí khác. Tiết kiệm thời gian chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, bài thuyết trình hoặc nội dung, sau đó lưu trữ những thay đổi đó và sẽ được cập nhật trên SharePoint Workspace và lên SharePoint Server. Với đồng nghiệp, bạn có thể cùng họ thao tác trên các file Word và PowerPoint đã được gửi lên SharePoint Workspace.

Tìm kiếm một cách nhanh chóng và dễ dàng

SharePoint Workspace tích hợp công cụ tìm kiếm Windows Search mang đến cho bạn khả năng tìm kiếm nhanh chóng cũng như dễ dàng thông qua các bản nội dung đã sao chép trên máy tính của bạn. Với hỗ trợ truy vấn tìm kiếm tùy thích này, bạn có thể tìm kiếm chính xác những gì bạn muốn.

Quản lý và xem lại tài liệu một cách dễ dàng

Hỗ trợ tính năng như Check InCheck Out cho phép bạn dễ dàng kiểm soát tài liệu. Bạn có thể xem lại các phiên bản lưu trữ trên server một cách dễ dàng, ngay cả khi bạn không có quyền kiểm soát nội dung. Tính năng kéo thả mọi nơi cũng được hỗ trợ – thậm chí các ứng dụng như Outlook cũng làm việc tốt trên một vùng làm việc (workspace).

Làm việc hiệu quả hơn với các SharePoint list

SharePoint workspace bao gồm các chuẩn SharePoint list, gồm có Discussion, Announcements, Links và các custom list. Bạn có thể xem trước và chỉnh sửa các biểu mẫu trong SharePoint Workspace thông qua Microsoft InfoPath 2010. SharePoint Lists được tương tác đầy đủ thông qua InfoPath.

Truy cập và thay đổi các nguồn dữ liệu bên ngoài.

Dịch vụ Business Connectivity Service cho phép kết nối đến các nguồn dữ liệu bên ngoài – cho phép đọc và ghi chép, truy cập đến các ứng dụng nghiệp vụ. Khi ở trạng thái offline, bạn có thể xem lại các dữ liệu bên trong SharePoint Workspace, tìm kiếm, lọc, hợp nhóm và thậm chí thay đổi các dữ liệu đó. SharePoint Workspace sẽ đồng bộ những thay đổi đó trực tiếp lên nguồn dữ liệu bên ngoài (external data).

Truy cập nhanh chóng nội dung SharePoint từ Windows Explorer

Sau khi đồng bộ nội dung SharePoint lên máy tính, bạn có thể truy cập đến các file từ Windows Explorer. Tính năng này giúp bạn có thể làm việc dễ dàng hơn khi mà bạn phải làm việc với các file từ SharePoint site.

Kiểm tra cập nhật tức thời

Công cụ Laucnbar cho phép bạn dễ dàng xem được tất cả các vùng làm việc mà bạn là thành viên. Bạn có thể thấy vùng làm việc hiện tại có những ai đang làm việc cùng bạn và những tài nguyên mới. Bạn có thể nhận được thông báo nội dung mới đã được đồng bộ xuống máy tinh của bạn.

Làm mọi thứ nhanh hơn

SharePoint Workspace 2010 với thanh công cụ Ribbbon giúp bạn có thể truy cập nhanh chóng đến những lệnh ưa thích cũng như tạo ra các tab tùy thích . Trong giao diện Microsoft Office Backstage, bạn có thể thiết lập các cảnh báo, chia sẻ, in ấn và quản lý tài khoản chỉ bằng vài cú click chuột.

Chia sẻ file với hầu hết mọi người

Bạn không cần phải truy cập đến SharePoint Server mà có thể hoàn thành công việc tại SharePoint Workspace. Bạn có thể tạo ra các vùng nội bộ, vùng Groove workspace để chia sẻ tài liệu với người khác và xem được sự thay đổi khi mội nội dung mới xuất hiện, cập nhật hoặc chưa được đọc.

Leave a reply