Với Microsoft Visio Premium 2010, bạn có thể tạo một workflow trong Visio, export workflow đó và import nó vào Microsoft SharePoint Designer 2010. Các nhà phân tích thường phải thiết kế các workflow theo những quy trình mang tính logic và họ sử dụng Visio 2010. Sau khi thiết kế workflow và export nó, các IT import workflow vào SharePoint Designer 2010, cấu hình và thiết lập các workflow này để áp dụng cho site để tự động hóa workflow.
Ở một cấp độ cơ bản trong bài viết, sharepointvn sẽ hướng dẫn các bạn tạo một workflow bằng Visio Premium 2010.
Đầu tiên, chúng ta xem mô hình sau:
Như bạn đã thấy mô hình trên chính là quy trình làm việc của Visio và SharePoint Designer 2010. Tập tin VWI chính là tập tin đã được export.
Visio Premium 2010 có một template mới được gọi là Microsoft SharePoint Workflow. Bạn có thể sử dụng template này để tạo ra một SharePoint Workflow trên Visio để export/import nó vào SharePoint Designer và áp dụng cho một SharePoint site.
Trong template Microsoft SharePoint Workflow, một số stencil mới chứa cả những mô hình tổng thể dành cho các workflow trong SharePoint.
- SharePoint Workflow Actions: đại diện cho một công việc hoặc một bước trong workflow. Ví dụ, “Send an Email” là công việc gửi email trong workflow.
- SharePoint Workflow Conditions: đây là các điều kiện, tham số logic trong workflow. Ví dụ bạn có một workflow với điều kiện “Created By” nghĩa là với quy trình kế tiếp trong workflow được thực hiện hay không phải tùy thuộc vào người tạo này.
- SharePoint Workflow Terminators: gồm Start và Terminate để đại diện cho bắt đầu – kết thúc.
Để bắt đầu với SharePoint Workflow, bạn có thể kéo thả các mô hình vào bản vẽ tương tự như việc bạn tạo bất cứ sơ đồ nào trong Visio. Để hoàn tất quá trình xác thực, tất cả các workflow phải được bắt đầu bằng mô hình Start và kết thúc bằng mô hình Terminate.
Để tạo một SharePoint Workflow trong Visio Premium 2010, trước tiên click File > New. Dưới Choose a Template, click template Flowchart sau đó click double vào Microsoft SharePoint Workflow.
Từ cửa sổ Shape, kéo mô hình Start vào bản vẽ. Đây là bước đầu tiên bạn cần phải làm để xác thực sự bắt đầu của workflow.
Sau đó bạn có thể bắt đầu chọn các mô hình phù hợp với bản vẽ workflow của bạn. Để chú thích cho công việc, bạn có thể click double vào mô hình trên bản vẽ và nhập chú thích vào.
Một việc quan trọng bạn cần làm là kết nối các workflow và thiết lập Yes/No cho các mô hình. Bạn có thể kết nối bằng công cụ Connector. Thiết lập Yes/No bằng cách r-click vào kết nối và chọn Yes/No.
Để kết thúc workflow bạn kết nối đến mô hình Terminate.
Như vậy bạn đã kết thúc các bước cơ bản trong phần tạo workflow bằng Visio 2010. Các vấn đề về data, workflow, validation, flowchart trong Visio 2010 là những điều thú vị, nhưng đòi hỏi bạn cần có kiến thức cơ bản trong Visio trước khi vào phần này.
Ở phần sau, sharepointvn sẽ trình bày việc kiểm tra và xác thực bằng Validation trong Visio 2010.
Very cool!